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企业会计电算化后财务档案管理探索

 

企业会计电算化后财务档案管理探索

姓名:孔莉

   工作单位:山东理工职业学院

   邮寄地址:山东济宁兖州省机电学校家属区8号楼302室(山东理工职业学院东校区)

论文发表微信号:lunwen,QQ 8651658

 

内容摘要:在现代企业管理中,加强财务档案管理信息化是企业会计电算化改革和发展的客观需要,是时代发展的必然,是财务档案管理发展方向。管好用好财务档案是企业财会工作向高水平发展的重要前提。本文在这种情况下,对会计电算化财务档案的特点进行了简单的介绍,然后对如何会计管理企业电算化后财务档案提出了自己的建议,具有一定的借鉴意义。

 

关键字:会计电算化;财务档案;管理

 

 

一、前言

会计电算化之后,能够保证会计核算还有物资控制活动科学性、标准性还有活动质量,能够有效缓解工作压力,推动相关工作者能够从沉重的负担中解脱出来,能够不断增强自身财务控制能力,推动综合素质发展。不断提高财务档案控制信息化水平为公司会计电算化创新及进步的主要趋势,同社会发展要求相符合,为财务档案控制关键趋势。科学合理的控制财务档案为公司财会活动水平快速提高的关键基础。本文在这种情况下,对会计电算化财务档案的特点进行了简单的介绍,然后对如何会计管理企业电算化后财务档案提出了自己的建议,具有一定的借鉴意义。

 

二、会计电算化财务档案的特点

从公司信息化水平快速提高环节内,财务保障范围延伸还有控制标准持续提高,推动了财务档案控制方法进行创新还有控制能力得到增强。建设电子财务档案,实现财务档案的网络化管理,是搞好企业财务档案管理的必然选择。本文根据工作的实践,总结出会计电算化财务档案具有以下显著特点。

(一)存储范围及领域的变化

较之传统的财务档案,会计电算化档案存储的范围和领域扩大了。

(二)存储环境的变化

先前财务档案呈现了非常突出的直观可视性,但是保存于磁性介质中的财务档案一定从相关硬件还有软件系统环境内方能成功获取。也就是阅读会计电算化档案必须具备相关软硬件环境。

(三)存储载体的变化

会计电算化档案有效传播关键要借助磁性介质还有光盘。也就是存储会计电算化档案除了能够用纸张同时能够借助磁性介质还有光盘进行存储。

(四)分析便捷性的变化

电子财务档案能够快速进行统计、研究,保证结果科学性。借助相关沟通,除了能够达到平时条件查询、统计分析、编订数据报表、进行信息传递相关标准,推动资源共享、无纸化查阅还有方便快捷等规划,有效减少工作开支,能够有效保证档案的完整性,同时能够科学有效的开展专业控制,推动档案数据进行归纳,能够科学有效的保证活动质量及水平。

 

三、会计电算化后财务档案管理策略建议

(一)加大电算化财务档案的收集力度

电算化财务档案的收集除做好传统纸质财务档案收集外,还要加大电算化财务档案的收集力度,并注重收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等资料,计算机操作系统、网络操作系统以及汉字操作系统,财务软件的编程语言、数据库系统类型,财务软件的系统名称、版本号,财务软件的销售与维护公司的名称、地址、电话与联系人以及与会计电算化软件系统相配套的各种说明书及使用手册等相关资料。

(二)建立及完善企业数据库

数字化通常而言为档案管理信息化非常关键的前提,另外所有活动均将数字化当作关键前提。原有的档案往往通过纸张进行保存,想要推动其信息化水平不断提高,一定朝数字化档案管理进行过渡。以后的财务档案室往往为各种信息获取的关键来源,为信息保管、控制、处理、咨询、检索、传递的数字化信息服务工作基地。从财务档案数字化关键前提之下,一定营造公司财务档案数据库,能够公司财务档案当作关键基础营造出不同的数据库,能够根据标准制度、最初凭证、会计帐簿、指标文件、活动信息等营造出关键的数据库。营造数据库之后,能够开始信息录入工作,把公司内所有财务档案信息保存在电脑之中。

(三)加强财务档案相关基础设施的建设

软硬件基础设施从信息化过程中能够产生非常关键的影响,为档案信息资源科学合理利用的关键前提,最关键的环节为档案信息网络。为档案资料发送、传递还有信息共享的关键途径。从项目设计起步阶段,要和财务机构还有档案机构工作者进行交流,依次在财务控制方面还有档案控制方面表明规划方法,研究不同角度具体要求,通过这种方式防止从系统经营环节内产生缺陷及不足,保证工作质量。从财务软件角度,要制定科学合理的安全保密手段,贯彻电子签单体系,营造及完善财务档案管理责任制、电子文件签入、签出制、安全日志制,能够持续提高财务档案安全性水平。同时,想要推动财务软件不断优化,推动各个开发商软件可以和谐共存,一定要保证财务信息保管工作规范化、连贯性水平持续提高。

(四)实现电算化财务档案保存的稳定性

因为电算化财务档案往往通过磁性介质还有光盘进行保管,结合此类数据载体特殊性质,从保存此类档案过程中要有效借助“AB备份法”开展信息的保管,同时在资料中应当标示产生档案的时间还有工作者资料,要求从不同位置进行保管,通过这种方式避免各种突发事件给会计电算化系统造成极其恶劣的影响。从存储此类资料过程中要和磁场保持一定距离,避免自然环境造成影响。在电算化财务档案存储方面,能够按阶段开展检验,按阶段开展备份,避免出现意外损失,造成信息出现遗漏,产生极其恶劣的影响。

同时,要特别强调电算化财务档案和财务软件版本相符合。由于具有明显差异的软件所产生的财务档案往往因为会计信息框架而存在明显差异,往往能够造成财务档案无法正常使用还有造成部分信息遗漏。所以,要求会计电算化档案不但应按阶段开展备份工作,同时要对会计电算化软件系统版本进行更新,推动双方相符合为特别关键的。能够发现,获取还有控制活动难度非常高。

(五)加强财务档案信息网络建设

档案从使用过程中才能产生关键影响,档案管理信息化水平持续提高能够给档案数据发挥作用奠定坚实的基础。营造健全的财务档案数据体系,首先能够把工作过程中所有的文档直接保存到数据库之中,有效缓解工作者实际负担,推动数据科学性、有效性水平不断提高。其次能够真正做到联机公共目录查询、光盘远程检索服务,同时能够借助不同途径进行查询活动。通常而言,通过不断提高信息化水平,能够有效避免档案使用过程中出现缺陷和不足,推动财务档案控制从静态控制朝动态控制进行转变,在资源方面开展合理调配,保证财务档案控制水平。

(六)全面提升相关人员素质水平

财务档案控制信息化为循序渐进的,应一直凭借相关工作者能力增强。营造出优秀的财务档案管理团队,为财务档案控制信息化关键前提。财务机构应当调配综合素质比较高的工作者,对当前专业框架进行科学有效的调整,有效达到信息化建设相应标准;不断提高工作者培训力度,能够结合工作需要开展相应的教育,不断提高财务档案控制工作者综合素质还有整体能力,推动其能够科学有效的开展工作。营造科学的绩效考核衡量体系,对工作过程中表现突出的工作者应进行肯定,调动广大工作者积极性。同时,应推动计算机信息化技术工作者能够对财务档案产生系统的了解,能够真正掌握财务档案具体逻辑,能够给信息化水平不断提高奠定坚实的基础。

 

四、结论

进入WTO后,中国经济的发展将进入快车道,中国的企业要走国际市场,参与国际竞争和国际分工。加强和完善电算化财务档案管理,将成为各个企业在财务工作以及在整个企业经营管理工作中必须考虑的问题,财务档案管理的好坏将直接影响到企业的管理和效益。本文在对如何会计管理企业电算化后财务档案提出了自己的建议,认为应该:

(1)加大电算化财务档案的收集力度;

(2)建立及完善企业数据库;

(3)加强业财务档案相关基础设施的建设;

(4)实现电算化财务档案保存的稳定性;

(5)加强财务档案信息网络建设;

(6)全面提升相关人员素质水平。

 

 

参考文献

1. 高春雷.财务档案电算化管理探析[J].行政事业资产与财务:下,2011,(5):110.

2. 郭柯汝.电算化会计档案管理企业内部控制管理层面分析[J].山西档案,2011,(4)

3. 郭柯汝.电算化会计档案管理企业内部控制管理层面分析[J].山西档案,2011,(4)

4. 高春雷.财务档案电算化管理探析[J].行政事业资产与财务:下,2011,(5):110-110.

5. 仵立敏.浅谈企业会计电算化后财务档案管理[J].当代经济,2009,(17):72-74.

6. 郑少华.电算化会计档案管理新论[J].农村财务会计,2009,(11):16-18.

7. 任相苏.如何做好电算化会计档案管理工作[J].中国市场,2010,(40):82-84.

8. 史迎春.会计电算化及其对财会业务内部控制的影响[J].辽宁师范大学学报(自然科学版),2001,(6).

9. 霍振芳.电算化财务档案的特点[J].唐山学院学报2007,(5).


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